Filhanterings skriptet

Beskrivning

Detta skript tillhandahåller funktioner för att hantera filer och mappar i Google Drive och delade enheter. Här beskrivs varje funktion, de tre arken som används samt hur man kommer igång.

Komma igång

1. Ställ in Google Sheet

   - Kopiera Google Sheet dokumentet här.

2 Kör skriptet första gången.

   - Funktioner körs via menyn File Management i Google Sheet.

   - Välj önskad funktion från menyn.

   - Eftersom att det är första gången du kör skriptet kommer du behöva autentisera med det  Google Workspace konto du kopplat det till. Detta görs bara första gången

3. Kontrollera logg och resultat

   - Alla åtgärder loggas i "Log"-arket.

   - Kontrollera "Folder file list activity" för rapporter och markerade filer.

Viktigt!

För att agera på filer och mappar samt delade enheter måste kontot som kör skriptet ha access till dessa.

Ark som används

1. Folder Data

   - Lagrar information om källa och destination för mappar och delade enheter.

   - Kolumner och celler:

     - A2: ID för källmapp.

     - E2: ID för destinationsmapp.

     - G2: ID för källans delade enhet.

     - H2: ID för destinationens delade enhet.

     - B-kolumn: Prefix som ska tas bort eller läggas till.

     - C-kolumn: E-postadresser för användare som ska läggas till eller tas bort.

     - D-kolumn: Behörighetsnivåer ("reader" eller "writer").

     - I2: Max antal filer att lista (för funktion 11).

2. Log

   - Automatiskt skapad av skriptet om den inte redan finns.

   - Loggar åtgärder som utförs av skriptet, inklusive filflyttningar, prefixändringar och behörighetsuppdateringar.

3. Folder file list activity

   - Används för att generera rapporter och hantera filaktiviteter.

   - Kolumner:

     - Filens sökväg.

     - Fil-ID.

     - Senast ändrad.

     - Skapelsedatum.

     - Delade användare.

     - Markering för borttagning ("Y", "y", "Yes", "yes").

Funktioner

1. Flytta filer med specifika prefix

- Flyttar filer som börjar med vissa prefix från en källmapp till en destinationsmapp.

- Förväntat resultat: Filerna flyttas och loggas i "Log"-arket.

2. Byta namn på filer genom att ta bort prefix

- Tar bort specificerade prefix från filnamn och flyttar dem till en undermapp "renamed files".

- Förväntat resultat: Filer byter namn och flyttas till "renamed files".

3. Lägg till prefix till filer

- Lägger till ett prefix till filnamn i en angiven mapp.

- Förväntat resultat: Filerna får ett nytt prefix och ändringen loggas.

4. Ta bort användare från filer

- Tar bort delningsbehörigheter för specificerade användare.

- Förväntat resultat: Behörigheterna tas bort och loggas.

5. Lägg till användare med behörigheter till filer

- Lägger till specificerade användare med specificerade behörighetsnivåer ("reader" eller "writer").

- Förväntat resultat: Användare läggs till med rätt behörigheter.

6. Flytta alla filer och mappar

- Flyttar alla filer och mappar, inklusive undermappar, från en källmapp till en destinationsmapp och bevarar mappstrukturen.

- Förväntat resultat: Alla filer och mappar flyttas till destinationen och loggas.

7. Generera en filaktivitetsrapport

- Skapar en rapport över alla filer i en specificerad mapp, inklusive metadata som fil-ID, sista ändring och delade användare.

- Förväntat resultat**: Rapport genereras i "Folder file list activity".

8. Ta bort markerade filer

- Tar bort filer som är markerade i kolumn F i "Folder file list activity" ("Y", "y", "Yes", "yes").

- Förväntat resultat: Markerade filer tas bort och loggas.

9. Lista filer på delad enheter

- Genererar en lista över alla filer och mappar på en specificerad delad enhet.

- Förväntat resultat: Lista genereras i "Folder file list activity".

10. Flytta filer mellan delade enheter

- Kopierar filer och mappar från en delad disk till en annan och replicerar delningsbehörigheter. Originalen tas bort efter kopiering.

- Förväntat resultat: Filer flyttas mellan diskar och original tas bort.

11. Lista alla filer som ägs av kontot

- Genererar en rapport över alla filer som ägs av kontot, med en begränsning på antal filer som anges i "Folder Data".

- Förväntat resultat: Rapport genereras i "Folder file list activity".